ERFÜLLEN SIE DIE
RECHTLICHEN ANFORDERUNGEN?
 Bereits seit dem 1. Januar 2002 sind E-Mails auf Grund ihrer Gleichstellung mit anderen Geschäftsdokumenten wie Brief und Fax revisionssicher für eine Dauer von bis zu 10 Jahren zu archivieren.
Die finanziellen Folgen einer Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorschriften können gravierend sein.
Ein Verstoß gegen diese gesetzliche Regelung ist kein Kavaliersdelikt, und wird strafrechtlich verfolgt - bis hin zu einer persönlichen Haftung der Geschäftsführer. Hinzu kommen die Schätzungen der Finanzbehörden auf Grund fehlender Unterlagen, welche ebenfalls weitreichende Auswirkungen auf die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens haben können.
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Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Sobald eine E-Mail
- eine rechtsrelevante Erklärung enthält,
- einem Handels- oder Geschäftsbrief entspricht,
- einen Buchhaltungs-Beleg enthält,
- eine Dokumentation von wichtigen Betriebsvorgängen enthält,
- oder "sonstigen Unterlagen, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind"
enthält, ist sie gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (siehe HGB und AO/Abgabenordnung) zu archivieren.
Sind E-Mails elektronisch zu archivieren?
Laut der erweiterten Abgabenordnung (AO) sind digitale Dokumente in ihrem Ursprungszustand zu archivieren. Bei Dokumenten in Papierform ist dies das Dokument selbst, bei E-Mails ist es die elektronische Form, welche – bevor sie verändert werden kann – in einem Archiv digital abzulegen ist (Abschnitt III, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU)
Welche Kriterien muss die Archivierung erfüllen?
E-Mails müssen in Ihrer Original-Form (d.h. elektronisch) direkt am Mail-Server archiviert werden, was sich bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, die über keine eigenen E-Mail Server verfügen, als problematisch erweist. Oft werden Dienstleister in Anspruch genommen, welche neben anderen Dienstleistungen (z.B. Internetanbindung oder Webhosting) E-Mail Hosting anbieten – allerdings ohne gesetzeskonforme Archivierungsmöglichkeit.
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Welche Rechtsgrundlagen gibt es?
Maßgeblich für die Verpflichtung zur Archivierung elektronischer Unterlagen sind unter anderem folgende gesetzliche Bestimmungen:
- Abgabenordnung (AO)
- Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
- Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
- Handelsgesetzbuch (HGB)
Was kostet die Archivierung?
Um die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen, sind hohe Investitionen in die eigene technische Infrastruktur erforderlich. Dabei ist die Größe des Unternehmens unerheblich. Die Kosten für die technische Umsetzung können dabei schnell einen 5-stelligen Betrag erreichen, zzgl. monatlicher Wartung und Pflege der Systeme durch Fachpersonal. Dieser Aufwand ist für kleine und mittelständische Unternehmen oft finanziell nicht tragbar – trotzdem sind die gesetzlichen Anforderungen von allen steuerpflichtigen Unternehmen zu erfüllen.
Alternative: Outsourcing
Die Ausgliederung von IT-Bereichen an professionelle Dienstleister (Outsourcing) stellt gerade im Bereich der E-Mail Archivierung eine effektive und kostengünstige Lösung dar.
Der Dienstleister übernimmt dabei den Betrieb der E-Mail Server in einem gesicherten Rechenzentrum, sowie die Wartung und Pflege der Infrastruktur und die Bereitstellung des Archivsystems. Für den Kunden sind keine hohen Investitionen erforderlich. Die Dienstleistung wird auf Basis einer monatlichen Bereitstellungsgebühr berechnet.
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Welche Folgen kann eine Nichtbeachtung haben?
Bei nicht ordnungsgemäßer Archivierung gemäß den Vorgaben der Finanzbehörden können auf den Steuerpflichtigen u.a. folgende Strafen zukommen*:
- Steuerhinterziehung wegen unvollständiger Angaben (§370 AO)
- Bußgeld auf Grund einer Steuerordnungswidrigkeit: bis zu 20.000 Euro (§377 AO)
- Zwangsmittel: bis zu 25.000 Euro (§328 AO)
- Schätzungen in der Regel mit Sicherheitszuschlag hinsichtlich Besteuerung (§162 AO)
Managed E-Mail Hosting und gesetzeskonforme Archivierung
Wir bieten Ihnen eine komplette E-Mail Kommunikationsplattform inklusive Groupware-Funktionen und gesetzeskonformer Archivierung – und das zu einem Bruchteil der Kosten einer hauseigenen Lösung.
Damit sind auch kleine und mittelständische Unternehmen in der Lage, den hohen finanziellen Risiken einer Betriebsprüfung hinsichtlich E-Mail Archivierung gelassen entgegen zu sehen.
GEHEN SIE KEIN UNNÖTIGES RISIKO EIN
Lassen Sie sich von uns beraten. Unverbindlich und kompetent.
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